Honorarrechnungen für Musiklehrer — automatisch erstellen, §14 UStG-konform

Musiklehrer in Deutschland rechnen ihre Schüler-Honorare auf einem von drei Wegen ab — und Notenzimmer kennt alle drei. Klassische Musikschulsoftware kommt oft mit nur einem fest verdrahteten Modell, weil sie auf größere Schulen mit Regelbesteuerung zugeschnitten ist; bei Solo-Lehrern ist das Bild bunter. §19 UStG (Kleinunternehmer-Regelung) für Lehrer mit Jahresumsatz unter den aktuellen Grenzen: keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, dafür ein klarer §19-Hinweis im Steuer-Block, damit der Schüler sieht, warum keine MwSt ausgewiesen ist.

§4 Nr. 21 UStG (Privatunterricht) ist die zweite Option — relevant für selbstständige Musiklehrer, die eine Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde haben, dass ihr Unterricht ordnungsgemäßer Schulvorbereitung dient. Die Rechnung weist dann „umsatzsteuerfrei nach §4 Nr. 21 UStG" aus, ebenfalls ohne MwSt-Ausweisung. Regelbesteuerung mit 19 % MwSt ist die dritte Variante — Bruttobetrag wird automatisch in Netto + 19 % aufgeteilt und sauber im Steuer-Block dargestellt.

Du wählst einmal in deinen Profil-Einstellungen, welche Behandlung für dich gilt. Notenzimmer setzt sie ab dann auf jede neue Rechnung automatisch. Wechselst du die Behandlung (z.B. weil du aus der Kleinunternehmer-Regelung herauswächst), greift die neue Einstellung ab der nächsten Rechnung — alte Rechnungen bleiben unverändert.

Du legst pro Vertrag fest, an welchem Tag im Monat die Rechnung rausgeht — meistens der 1., manche bevorzugen das Monatsende. Notenzimmer erstellt das PDF, verschickt es per E-Mail an den hinterlegten Empfänger (Schüler oder ein bestimmtes Elternteil) und legt eine Kopie in dein Buchhaltungs-Archiv ab.

Welche Verträge automatisch laufen, hängt vom Modell ab: Modell A (Pauschale) und Modell C (Pay-per-Lesson nach gehaltenen Stunden) erzeugen automatisch monatliche Rechnungen — bei A immer den vereinbarten Pauschalbetrag, bei C die Summe der im Vormonat tatsächlich gehaltenen Stunden. Modell B (Stundenpaket) läuft nur manuell: eine Rechnung wird ausgelöst, wenn ein neues 10er-Paket gebucht wird, und nicht in einem monatlichen Rhythmus.

Solltest du an einem bestimmten Tag mal nichts versenden wollen, kannst du die Versand-Automatik pro Vertrag pausieren — der Vertrag selbst läuft weiter, nur die Rechnungs-Erzeugung wartet, bis du sie wieder aktivierst.

§14 UStG verlangt, dass jede ausgestellte Rechnung eine einmalige, lückenlose Nummer trägt. Notenzimmer baut diese Nummer nach dem Schema RE-YYYY-NNNN auf — also Jahres-Präfix plus eine fortlaufende vierstellige Zahl. Jeder Lehrer bekommt seine eigene Nummern-Reihe pro Jahr, und die Reihe ist lückenlos: keine Sprünge, keine doppelten Nummern, keine fehlenden Werte zwischendrin.

Auch wenn du gleichzeitig Rechnungen für Geschwister erzeugst (z.B. wenn der Versand-Tag bei mehreren Verträgen am gleichen Datum liegt), bleiben die Nummern eindeutig — das ist intern race-safe gelöst, damit selbst bei parallelen Zugriffen keine doppelten Nummern entstehen können. Bei einem Storno (siehe FAQ unten) bleibt die ursprüngliche Rechnung mit ihrer Nummer erhalten, du bekommst zusätzlich eine Storno-Rechnung mit eigener neuer Nummer und negativem Betrag, und beide werden in deiner Rechnungs-Liste verlinkt.

Welches Vertragsmodell zu welcher Rechnungs-Logik führt, schaust du dir am besten direkt im Vertragsmodelle-Überblick an — Modell A, B und C lösen unterschiedliche Rechnungs-Trigger aus.

Pro Schüler wählst du den Rechnungs-Empfänger: entweder der Schüler selbst (typisch bei erwachsenen Schülern) oder ein bestimmtes Elternteil bei minderjährigen Kindern. Die Versand-Adresse wird automatisch aus dem Schüler- oder Elternteil-Profil übernommen, du musst keine Adresse manuell pro Rechnung tippen. Bei Geschwistern, die an dieselbe Adresse gehen, bekommt jedes Kind seine eigene Rechnung mit dem korrekten Schüler-Namen auf dem PDF.

Zusätzlich bekommst du jede Rechnung als BCC-Kopie an deine hinterlegte E-Mail-Adresse — damit erfüllst du automatisch die Aufbewahrungspflicht nach §147 AO (10 Jahre). Die PDFs landen außerdem dauerhaft in deinem Notenzimmer-Archiv, von wo du sie jederzeit als ZIP exportieren kannst (z.B. für deinen Steuerberater am Jahresende).

Das PDF selbst ist im DIN-A4-Format, sauberes Layout, oben die Notenzimmer-Wortmarke (klein, dezent — nicht im Vordergrund), darunter dein Aussteller-Block mit Name, Adresse, Steuernummer (und USt-IdNr, falls vorhanden), gefolgt vom Empfänger-Block, der Leistungs-Beschreibung („Klavierunterricht im Monat April 2026, 4 Stunden à 30 Min"), dem Steuer-Block je nach gewählter Behandlung und der Bankverbindung mit SEPA-Referenz für den Schüler.

Du musst nicht auf den Auto-Versand-Tag warten, wenn du eine Rechnung sofort brauchst. Aus jedem Vertrag heraus gibt es einen Knopf „Neue Rechnung erstellen" — du wählst den Abrechnungs-Zeitraum, prüfst die Beträge (Notenzimmer schlägt sie aufgrund der gehaltenen Stunden oder der Vertragspauschale vor), klickst speichern, und die Rechnung wird erzeugt, versendet und ins Archiv gelegt.

Das ist besonders praktisch für Modell B (Stundenpakete), wo der Schüler ein neues 10er-Paket bucht und du dafür sofort eine Rechnung schreiben willst, statt auf den Monatsende-Lauf zu warten. Genauso für nachträgliche Korrekturen — etwa wenn ein Schüler im Vormonat doch noch eine Stunde nachgeholt hat, die in der bereits versendeten Pauschal-Rechnung fehlt. Auch Probestunden (vor Vertragsabschluss) lassen sich so abrechnen, ohne dass dafür ein dauerhafter Vertrag angelegt werden muss.

Die manuelle Rechnung läuft durch dieselbe Nummern-Reihe wie die automatischen — du musst nichts separat verwalten, die Nummer zieht sich Notenzimmer automatisch.