Schüler- und Eltern-Verwaltung für Musiklehrer — eine saubere Akte pro Kind, Eltern dazu

Jeder Schüler bekommt in Notenzimmer eine eigene Akte mit den Daten, die du für den Unterricht und die Rechnung wirklich brauchst — und sonst nichts. Pflicht sind nur Vor- und Nachname; alles andere ist optional und du füllst es aus, wenn es dir passt. Das Geburtsdatum brauchst du z.B. für die Eltern-Kommunikation („nächstes Jahr ist Henrik volljährig — dann läuft die Rechnung auf ihn selbst"), das Bundesland ist wichtig für die Schulferien-Berechnung im Stundenplan.

Bundesland-Codes umfassen alle 16 deutschen Länder plus Österreich und Schweiz als Sammel-Codes — damit grenzüberschreitend unterrichtende Lehrer (z.B. nahe der bayerisch-österreichischen Grenze) ihre Schüler korrekt abbilden können. Notenzimmer rechnet die jeweiligen Schulferien automatisch ein, sodass dein Stundenplan an gesperrten Tagen keine Termine generiert.

Optional kannst du pro Schüler private Notizen hinterlegen — z.B. „spielt seit 2 Jahren Klavier, mag Jazz", „Mutter beruflich oft im Ausland erreichbar", „Aufnahmeprüfung im Mai 2027". Diese Notizen sind in der Datenbank verschlüsselt gespeichert und nur über deinen Zugang lesbar.

Eltern sind in Notenzimmer eigene Personen, keine Felder am Schüler-Datensatz. Das klingt nach einem kleinen technischen Detail, macht aber im Alltag einen großen Unterschied: du legst die Mutter genau einmal an — wenn ein zweites Kind aus derselben Familie dazukommt, verknüpfst du es einfach mit der bestehenden Mutter. Adresse, Telefonnummer, E-Mail werden nicht doppelt geführt.

Bei jeder Eltern-Schüler-Verknüpfung hinterlegst du eine Rolle: Mutter, Vater, Erziehungsberechtigt, Vormund, Großeltern oder Sonstige mit Freitext. Die Rolle erscheint später z.B. im Eltern-Portal als Begrüßung („Hallo, Frau Müller — als Mutter von Anna und Lukas sehen Sie …") und hilft dir, bei zwei verschiedenen Ansprechpartnern pro Kind den Überblick zu behalten.

Geschiedene Eltern, Patchwork-Familien, Großeltern als Hauptbezugsperson — all das bildet Notenzimmer ab. Ein Schüler kann beliebig viele Eltern-Beziehungen haben, und jedes Elternteil kann mit beliebig vielen Schülern verknüpft sein. Die Eltern-Stammdaten bearbeitest du an einer Stelle, die Verknüpfung legst du pro Schüler einzeln fest.

Pro Schüler entscheidest du, an wen die Honorarrechnung gehen soll: an den Schüler selbst (typisch bei erwachsenen Schülern, oder wenn ältere Jugendliche selbst zahlen) oder an ein bestimmtes Elternteil der hinterlegten Beziehungen — also z.B. „Rechnung geht an die Mutter, nicht an den Vater".

Notenzimmer übernimmt automatisch die richtige Anschrift: bei „Schüler selbst" die Adresse aus der Schüler-Akte, bei einem Elternteil die hinterlegte Eltern-Adresse. Du tippst pro Rechnung nichts manuell ein — wenn der Schüler umzieht, änderst du die Adresse einmal am Schüler-Datensatz, und alle künftigen Rechnungen nutzen die neue Anschrift. Alte Rechnungen bleiben mit ihrer damaligen Adresse erhalten (das verlangt § 14 UStG).

Bei Geschwistern wählst du den Rechnungs-Empfänger pro Kind einzeln — du kannst also für Anna die Rechnung an die Mutter gehen lassen und für ihren älteren Bruder Lukas (15 Jahre, schon eigenes Konto) an ihn selbst. Notenzimmer prüft beim Speichern, dass die nötigen Felder vorhanden sind: wer „Schüler selbst" wählt, braucht Adresse und Rechnungs-E-Mail am Schüler-Datensatz; wer ein Elternteil wählt, braucht eine Adresse am Eltern-Profil.

Geschwister sind in Notenzimmer immer eigene Schüler-Datensätze: jedes Kind hat seine eigene Akte, seinen eigenen Stundenplan, seinen eigenen Vertrag, sein eigenes Stücke-Repertoire. Was sie verbindet, sind die Eltern: dieselbe Mutter, derselbe Vater, einmal angelegt, mit beiden Kindern verknüpft.

Das hat im Alltag mehrere Konsequenzen. Erstens: das Eltern-Portal zeigt Eltern automatisch beide Kinder in einer Übersicht — kein zweimaliges Einloggen, kein zweiter Magic-Link. Zweitens: Rechnungen können pro Kind an unterschiedliche Empfänger gehen (z.B. junges Kind über die Mutter, älterer Teenager direkt an sich selbst). Drittens: Wenn ein Geschwister krank wird, betrifft die Absage nur dessen Termin — der Stundenplan der anderen Kinder bleibt unverändert.

Bei Probestunden mit Geschwistern legst du beide Kinder direkt mit der gemeinsamen Mutter (oder Vater) als Eltern-Beziehung an, und die Adress-Daten landen automatisch korrekt auf den Rechnungen — ohne dass du sie irgendwo zwei Mal tippst.

Schülerdaten sind sensibel — manche besonders. Notenzimmer verschlüsselt Geburtsdatum und private Notizen bereits in der Datenbank (Application-Level-Encryption, nicht erst Festplatten-Verschlüsselung). Konkret: ohne deinen Lehrer-Zugang sind diese Felder selbst bei einem Datenbank-Zugriff durch einen Admin nicht lesbar — wer in die DB schaut, sieht dort verschlüsselte Strings, keine Klartext-Daten.

Außerdem ist jeder Notenzimmer-Account ein eigener Mandant: deine Schüler-, Eltern- und Vertragsdaten sind technisch von denen anderer Lehrer getrennt. Klassische Musikschulsoftware ist meist auf 50–200 Schüler mit Sekretariat gebaut — Notenzimmer ist bewusst auf den Solo-Musiklehrer mit 10–60 Schülern zugeschnitten. Mehr zur Server-Infrastruktur und zum AVV nach Art. 28 DSGVO findest du auf DSGVO & Server.

Wenn ein Schüler aufhört, kannst du seine Akte löschen — die zugehörigen Verträge, Stundenpläne, Stücke-Listen und Lessons werden mitgelöscht. Rechnungen bleiben aus steuerrechtlichen Gründen erhalten (10-Jahres-Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO), sind aber an die alten Daten gebunden und nicht mehr mit einem aktiven Schüler verknüpft.